Legitimation af kunderne
I forbindelse med vurdering af vores kunder og inden kundeaccept skal vi sikre os, at vi har fornøden dokumentation for kundens identitet og integritet, herunder forståelse af de forretningsmæssige aktiviteter. Dette gøres ved at vi udfylder og løbende ajourfører et skema vi kalder Stamoplysninger individuelt på hver kunde.
Vi skal som bogføringsvirksomhed kræve, at kunden legitimerer sig selv over for os.
Derudover er der krav til, at vi:
- opbevarer alle oplysninger, registreringer og materiale i mindst fem år fra tidspunktet for ophør af samarbejde med kunden.
- opbevarer dokumentation for transaktioner i op til fem år efter transaktionen, hvis vi har haft mistanke om mistænkelige transaktioner eller lign.
Nye kundeforhold
Er kunden en fysisk person, skal legitimationen omfatte navn, adresse og CPR-nr. eller lignende identitetsoplysninger, hvis den pågældende ikke har et CPR-nr.
Dokumentationsomfanget for kundens identitet vurderes ud fra en risikovurdering.
Ofte har vi TastSelv-kode/digital adgang på kunden og dermed adgang til alle relevante oplysninger om kunden. Dokumentationen kan ligeledes bestå af billedlegitimation, eksempelvis kopi af pas, kørekort eller lign., hvis dette vurderes nødvendigt.
Er kunden en virksomhed, skal legitimationen omfatte navn, adresse og CVR-nr. eller lignende identitetsoplysninger, hvis den pågældende virksomhed ikke har et CVR-nr.
Endvidere skal vi have dokumentation for virksomhedens ejer- og kontrolstruktur, og virksomhedens reelle ejere skal identificeres.
Med hensyn til dokumentationen for ejere gælder samme regler som for fysiske personer.
Alle kunder skal i forbindelse med oprettelse af kundedata kontrolleres i CVR-registeret for korrekt identitet.
Eksisterende kundeforhold pr. 1. januar 2023
Kundens identitet beror på bogholders risikovurdering. Hvis vi vurderer, at vi ikke har fuldt kendskab til kunden, eller vurderer, at der er en særlig risiko, skal vi sikre os tilsvarende dokumentation, som for nye kunder ovenfor. Vores risikovurdering bliver foretaget i programmet Creditro.
Lejlighedskunder
For kunder, som henvender sig for en enkeltstående opgave, kan vi assistere uden at gennemføre hvidvaskereglernes krav om legitimation, kendskab til reelle ejere mv. Dog er det firmaets politik, at der altid indhentes legitimation på kunden som der udføres en opgave for.
Det afgørende for lejlighedskunder er, at der ikke er optaget en egentlig ”forretningsmæssig forbindelse” med kunden. Er der tale om en begrænset opgave uden udsigt til, at kunden henvender sig med nye opgaver, kan bogholder anse kunden for lejlighedskunde.
Skærpede krav til legitimationsdokumentation
Vi skal være særlig opmærksomme på mistænkelige kundeforhold, herunder hvis kunden ikke fysisk har været til stede, eller hvis kunden er en politisk udsat person bosiddende i et andet land.
Endvidere skal vi være ekstra opmærksom på udenlandske kunder, som vi ikke har mødt personligt. For at sikre kundens identitet kan dette passende ske eksempelvis ved en bekræftet kopi af kundens pas fra en advokat eller et konsulat.
