Ekstern e-mailpolitik R. Revision ApS

 

1. Revision ApS vil fremme elektronisk kommunikation mest muligt ved i vid udstrækning at anvende e-mail. Derfor benyttes e-mail i kontakt med kunder, leverandører, myndigheder, samarbejdspartnere og kollegaer.

Det er et mål, at vores kunder og offentlige myndigheder samt leverandører benytter e-mail frem for almindeligt brev, når de kontakter R. Revision ApS. E-mail er en hurtig og smidig form for kommunikation, idet den giver afsenderen mulighed for at få afsendt en besked og samtidig giver modtageren mulighed for at læse og evt. besvare e-mailen, når det er belejligt.

Endvidere er e-mail en god måde til efterfølgende at kunne dokumentere sin kommunikation. E-mail er en let, billig og hurtig form for kommunikation, men der er følgende enkelte regler, der skal overholdes af både afsender og modtager:

1. Sikkerhed
2. Fortrolighed
3. E-mail til R. Revision ApS
4. E-mail fra R. Revision ApS
5. Vedhæftede filer
6. E-mail set i forhold til fax/almindelige breve.

 

 

1. SIKKERHED

E-mail er som udgangspunkt ikke en sikker måde at overføre fortrolige oplysninger på, medmindre der anvendes en tilstrækkelig kryptering.

E-mail bliver i sagens natur opbevaret flere forskellige steder hos kunder, R. Revision ApS og samarbejdspartnere samt i ”cyberspace”, dvs. på forskellige ”servere”, hvis geografiske/ fysiske beliggenhed kan være i eller uden for Danmark.

Det vil derfor være muligt for uvedkommende, også efter flere år, at fremskaffe en kopi af en specifik
e-mail.

E-mail kan endvidere blive væk eller på anden måde ikke nå frem til modtageren.

 

2. FORTROLIGHED

Revisorer har som udgangspunkt tavshedspligt.

Dette betyder, at revisorer samt medarbejdere ikke uden kundernes samtykke må tale om kundernes sager med andre; hverken ægtefælle, samlever, børn eller nogen offentlig myndighed.

Ligesom et almindeligt brev kan blive læst af andre efter modtagelsen, kan en e-mail også blive læst af andre.

E-mail kan læses af alle, der har adgang til den computer/server, hvor e-mailen opbevares. R. Revision ApS har mulighed for at læse e-mail, som sendes til og fra xxx@Rrevision.dk.

Hvis Kunden oplyser sin e-mailadresse til os eller sender en e-mail til os, anses det som en accept af, at vi kan sende e-mail til den e-mailadresse, som er anført som afsender.

 

3. E-MAIL TIL R. REVISION APS

Der kan sendes e-mail direkte til en medarbejder hos R. Revision ApS. Hvis afsender ikke har en personlig
e-mailadresse til en medarbejder, kan der sendes e-mail til en af vores øvrige mailadresser:

bogholderi@Rrevision.dk

kontakt@Rrevision.dk

 

1. Revision ApS modtager dagligt mange e-mails. Mange af disse e-mails er ”spam” og/eller forsøg på virus- og ”worm”-spredning. R. Revision ApS anvender effektive spam- og virusfiltre for at stoppe modtagelsen af disse spam- og virusmails.

Det kan derfor forekomme, at selv helt almindelige mails ikke når frem til modtageren.

 

 

 

4. E-MAIL FRA R. REVISION APS

Der bør i emnefeltet kort beskrives, hvad e-mailen vedrører. E-mails kan være enten som en ren e-mail-tekst (korte e-mails) eller med vedhæftede filer.

 

5. VEDHÆFTEDE FILER

Vedhæftede filer må kun – bortset fra kundens egne tilvirkede materialer og materialer der bearbejdes af kunde og R. Revision ApS i forening – sendes som grafiske filer; dvs. f.eks. .gif-, .jpg-, .tiff- eller .pdf-filer.

Der kan sendes andre filer-typer, men der anbefales generelt .pdf-filer, som dels er mere sikre, og dels typisk vil være mindre byte-mæssigt, og som derfor hurtigt kan sendes sammen med en e-mail.

Under uheldige omstændigheder kan .doc-filer indeholde flere oplysninger, end man har lyst til, at modtageren får kendskab til.

E-mails fra R. Revision ApS vil derfor almindeligvis kun være vedhæftet .pdf-filer og/eller .jpg til fotos.

Det er på grund af virusrisiko ikke tilladt for modtagere i R. Revision ApS at åbne og sende .exe- eller andre former for programfiler.

Der er afsendere, som mener, at netop e-mails/vedhæftede filer sendt fra deres computer er 100% sikre, fordi de anvender helt up-to-date virus-scanning.

De finder derfor, at modtager kan fravige ovennævnte regler i deres tilfælde. R. Revision ApSs holdning er, at ”pr. definition er antivirus forholdsregler altid forsinkede set i forhold til selve virussen”.

 

6. E-MAIL SET I FORHOLD TIL FAX/ALMINDELIGE BREVE

Afsendere af e-mail til R. Revision ApS kan ikke forvente, at en besked sendt pr. e-mail kommer hurtigere til vores kundskab eller bliver besvaret hurtigere end et almindeligt brev eller en fax.

Alligevel vil e-mailkommunikation dog typisk fremme ekspeditionstiden i forhold til fax og almindelige breve.